Hè đến, các loại hoạt động tình nguyện và project mọc lên ầm ầm. Tuy nhiên do chưa có đơn tuyển nào làm mình hài lòng nên là mình chưa app vào đâu cả  (*)
Bài viết này hướng tới đối tượng chính là BTC các event hay project, nhằm đưa ra 1 vài “lời khuyên bỏ túi” giúp cho công việc tưởng chừng đơn giảnphức tạp này có phần chuyên nghiệp, gay cấn hơn.
(*) Đùa đấy, tại mình lười

1 trong những đơn « khá mẫu mực » mà mình từng làm ra: https://goo.gl/forms/uvVVoOuS5E5xdFJ42
Đơn tuyển là 1 trong những yếu tố đầu tiên đánh giá sự chuyên nghiệp của 1 project.
Các project mới nổi như Palloncino, Legato hay đã có tiếng như Không Khói,…, thậm chí event như Prom, Iday,… đều có lượng đơn ứng tuyển khá lớn, từ hơn 100 và có khi tới 400. Tuy nhiên theo mình thấy BTC đều chưa có kinh nghiệm xử lý data với số lượng lớn như vậy. Việc xử lý bằng tay khá tốn thời gian hoàn toàn có thể tạo ra sai sót.
Sau mình xin chia sẻ 5 gợi ý nhỏ cho các project sắp có ý định tuyển thành viên:

1. Chỉ dùng Google Forms (hay Google Biểu Mẫu)

But why? Jotform, Typeform đẹp lung linh thế kia mà?? Nhưng có rất và rất rất nhiều lý do khiến mình vẫn “bảo thủ” không đổi sang loại form khác, vì:
  1. Giao diện của google form rất nhìn rõ ràng
  2. Nó miễn phí hoàn toàn, ko có mời mọc mua plan gì hết
  3. Có nhiều plugin hay để bổ trợ việc tổng hợp đơn (sẽ nói rõ sau)
  4. Phần đầu ra đơn lưu vào bảng tính trên Drive, nhờ đó có thể chỉnh sửa, đồng bộ online luôn.
  5. Có captcha, tránh việc bị spam hàng loạt

cuộc sống đâu có dễ dàng 🙂)

2. Đơn tuyển với nhiều ban

Đây có lẽ là phần khó khăn nhất với các đơn tuyển. Có project thì dùng nhiều link đơn, mỗi ban 1 link. Điều này hơi khó chịu vì ứng viên phải nhập lại thông tin cá nhân nhiều. Có project lại chọn cách điền Nope, N/A, Không,… vào phần câu hỏi của ban mình ko chọn.
Tuy nhiên, với google forms, mình có thể sử dụng các “phần”
Mỗi phần là 1 ban:
Chuyển giữa các phần bằng các thiết lập như trong hình:
Và quan trọng nhất, ở mỗi phần phải có câu hỏi xem muốn đăng ký ban nào nữa. nếu ko thì nộp đơn luôn:

3. Dùng plugin trong Google Forms

Các bạn có thể thêm plugin bằng các bấm vào tùy chọn như trong hình:
2 plugin mình khuyến khích dùng:
Advanced Form Notifications - Gửi email xác nhận mỗi khi có người gửi form. Cái này mình khuyên nên chỉ dùng để gửi 1 bản copy của đơn về email cá nhân, vì thực ra đọc thông tin đã điền trên bảng tính là khá khó (như hình dưới đây)

Link tải: https://chrome.google.com/webstore/detail/advanced-form-notificatio/dgfgjiiggmkinlbnpppplbdkffacigki

thông tin ở bảng có sẵn của google form khá khó nhìn. mình khuyên dùng cách cài đặt cho nó tự tổng hợp đơn và gửi cho chính mình qua mail.
Form Scheduler - Tự động đóng đơn vào 1 thời điểm định sẵn. Link tải: https://chrome.google.com/webstore/detail/form-scheduler/badbpimbfedbdfjhblphobhdclnoljbf?utm_source=permalink 

4. Tính năng tự gửi email xác nhận

Mình khuyên bật tính năng này vì 2 lý do:
  1. mình từng gặp trường hợp nhiều người quên không bấm nút Gửi nhưng lại đổ lỗi tại BTC làm thất lạc đơn. Với cái này, nếu bạn ko nhận đc mail xác nhận thì cũng có nghĩa là chúng mình chưa nhận đc đơn.
  2. tính năng này kéo theo việc buộc google phải bật captcha, từ đó phòng tránh việc có người spam hàng nghìn đơn rác.

Cách bật tính năng tự gửi email xác nhận
…và nếu có thể thì nên tick vào ô yêu cầu đăng nhập luôn

5. Cân nhắc trước khi gửi mail cho ứng viên

Việc gửi mail thông báo cho ứng viên tưởng chừng là 1 công việc bình thường như cân đường hộp milo. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng giới hạn của gmail chỉ cho gửi 100 EMAIL / 1 NGÀY.
Hay, đơn giản là nếu bạn muốn thông báo cho hơn 100 ứng viên thì phải dùng thêm tài khoản mail, hoặc chia ra gửi nhiều ngày.
Mình thì lại khuyến khích cách gửi SMS qua ĐT (rich kids only) hoặc thậm chí public danh sách trúng tuyển (danh sách email của người trúng tuyển thôi cũng đc) lên fb. Làm vậy là vì thực ra việc confirm phỏng vấn qua mail sẽ làm lẫn lộn với mail gửi cho nhà tài trợ.

Lời kết

Hy vọng với những gợi ý nhỏ trên, BTC các dự án tới đây sẽ có những đơn tuyển chất lượng hơn.
Có thể bạn suýt biết: Việc tổ chức các đơn điền của SAC kể từ đơn tuyển TOP 2016 đã đc mình đưa vào 1 quy trình riêng. Đảm bảo nhanh chóng, đồng bộ và chuyên nghiệp từ khâu điền đơn đến xử lý dữ liệu sau phỏng vấn.